近年、登校班の連絡手段はLINEグループやオープンチャットが主流になっています。
自宅から簡単に一斉送信ができ、急な欠席連絡などにも対応できるので、本当にありがたいツールですよね。
ただし、登校班の連絡手段としてLINEグループやオープンチャットは、便利な反面、問題を回避するために注意すべき点もあります。
これから紹介するいくつかのポイントを意識して、スムーズな連絡を心掛けましょう。
今回は、登校班の連絡手段として使用するLINEグループやオープンチャットを使う際の注意点をまとめたので参考にしてください。
近年、登校班の連絡手段は、LINEグループやオープンチャットが主流
近年、登校班の連絡手段はLINEグループやオープンチャットが主流になっています。
わが家の登校班でも数年前にLINEグループが作成され、周りの登校班と比べると作成されるのが遅い位でした。
LINEグループが作成されるまでは、配布物に連絡事項を書き足したり、欠席する際はわざわざ集合場所まで伝えに行くなど面倒な部分があったので、とてもありがたかったです。
登校班の保護者が、誰かしらLINEで繋がっていたのでLINEグループの作成もスムーズでしたが、場合によってはオープンチャットの方が良い場合もあるかもしれません。
PTAで活用するオープンチャットの使用例は、こちらの記事を参考にしてください。↓
登校班の連絡になぜLINEグループやオープンチャットが多いのか？
登校班の連絡にLINEグループやオープンチャットが多い理由は、LINEアプリ自体、すでに多くの保護者が利用されているため、新たなアプリをインストールしたり覚えたりする必要がないためです。
LINEグループも、オープンチャットも、使い方は通常のLINEと全く同じです。
トークルーム上でトークをしたり、スタンプを送ってやりとりします。
登校班の連絡がLINEグループやオープンチャットのメリット
登校班の連絡がLINEグループやオープンチャットのメリットは、連絡がスムーズにできるという点です。
発信する側も自宅にいながら連絡事項を一斉送信でき、急な欠席連絡などにも対応できるので、本当にありがたいツールですよね。
- 一斉送信出来て連絡がスムーズ
- 情報の共有ができる
- 朝の忙しい時間帯も、急な連絡のやりとりが可能
登校班の一番最初の連絡、新1年生の家にはどうやって来るの？
LINEグループに入る前段階の、登校班の一番最初の連絡ですが、新一年生のお宅には3月下旬に来る場合が多いです。※歓送迎会などがある地域は、早い所で2月という地域もありました。
最初は、登校班の代表である連絡委員の保護者さんが、お便りを持って自宅に訪問に来たり、電話でアポをとってから訪問して下さるケースが多いです。
その際、LINE連絡に関する案内があり、「LINE交換→LINEグループ参加」や「オープンチャットへ参加」の流れとなります。
登校班のLINE連絡で気を付けること
登校班の連絡手段としてLINEグループやオープンチャットを利用する場合、便利な反面、問題を回避するために注意すべき点があります。
以下のポイントを意識して、登校班の保護者にスムーズな連絡を心掛けてくださいね。
1. 余計なメッセージは送らない
PTAの連絡をLINEでする場合、連絡事項以外の余計なメッセージや雑談は控えた方が良いです。
理由として次のようなことが挙げられます。
- 「情報が埋もれる」 → 重要な連絡が流れてしまい、見落としの原因になる
- 「読む負担が増える」 → 不要なメッセージが多いと、確認するのが面倒になる
- 「トラブルの元になる」 → 多すぎる通知はストレスを感じたり、余計な一言が誤解を招くことも
雑談などは、個人的なLINEや直接会った際にし、あくまでも登校班の連絡用LINEグループということを忘れないようにしましょう。
2. 文章はシンプル＆分かり易い内容を心がける
登校班の連絡は、シンプル＆簡潔でわかりやすい文章が好ましいです。
余計なメッセージを加えると、相手が必要な情報を見落とす可能性があるので気を付けましょう。
例えば、✖ 悪い例：↓
「おはようございます！昨日は肌寒かったですね。新年度が始まりましたが、お子さんたちの様子はいかがでしょうか？元気に登校していますか？さて、リマインドとなりますが、○月○日に開催されます登校班で参加する○○行事の詳細は以下の通りです…」
ハルニレ子どものことを気にかけてくれてありがたいけど、余計なメッセージが多くて、読みずらいね。
「リマインド」などのビジネス用語も、聞きなれない方にとっては分かりずらい文章になってしまうかも…
◎ 良い例：↓
【PTA○○行事に関する連絡】
おはようございます！以前お知らせした、登校班で参加する○○行事に関する連絡です。詳細は以下をご確認ください。
開催日時：○年○月○日(土) ○時～
集合時間：○時
集合場所：○○
欠席連絡や分からないことなどありましたら、いつでもご連絡ください。よろしくお願いいたします。
ハルニレタイトルがあるから、何の連絡かひと目でわかるね。
本文も簡潔で、箇条書きや改行を活用して読みやすく整理されているね。
相手がすぐに内容を理解できるようにまとめると、スムーズなやりとりができますね。
3. LINE未登録の家庭への配慮
LINEが未登録のご家庭へは、電話やショートメールで個別に連絡を取る配慮が必要です。
多くの保護者が使用しているLINEですが、中には未登録の方や、LINEアカウントの交換に抵抗のある方もいらっしゃいます。
登校班の連絡手段はLINEグループやオープンチャットが主流になっていますが、強制ではないため相手の考えを尊重し、個別に配慮するようにしましょう。
登校班のLINE連絡を受け取る側が、気を付けること
登校班の連絡を受け取る側の保護者は、必ず内容を確認することが大切です。
返信が必要なメッセージに対しては、期日を守って返信するなど協力する姿勢を心がけましょう。
保護者連絡に対して、「ご連絡ありがとうございます。承知しました。」とか、毎回返信した方がいいのかな？
と、気にされる方もいらっしゃると思います。(私も最初の内は気になっていました＾＾)
実際の所、連絡専用のLINEグループは、「既読するのみ」でも全然OKです。
気になる場合は、他の参加者の様子を見たり、リアクションアイコンや、「了解しました。」「承知しました。」など、一言返信すると良さそうです。
まとめ
登校班の連絡はLINEグループやオープンチャットが主流になっていますが、あくまでも「連絡用」であることを念頭に置くことが大切です。
便利な連絡ツールをうまく活用し、問題を回避するためのポイントを意識して、スムーズな連絡を心掛けましょう。
PTAで活用するオープンチャットの使用例は、こちらの記事を参考にしてください。↓
登校班で決めておくとスムーズなルールや、安全に登校するために必要な確認事項はこちら↓
